İş hayatındaki anlaşmazlıkların, gerginliklerin büyük bir kısmı e-posta iletişimindeki önemsiz olduğu düşünülen detaylardan, duyguları doğru aktaramamaktan, kişinin kendini doğru ifade edememesinden ya da yanlış anlaşılmalardan kaynaklanıyor. Sizin için e-posta iletişiminizi daha güçlü kılacak ve tüm bu problemlerle karşılaşma ihtimalinizi en az indirgeyecek bazı önerilerimiz var.
1) Anlaşılır olmaya çalışın, empati kurun.
Konuşur gibi yazmak yerine okur gibi yazmak e-postanızı daha anlaşılır kılacaktır.
2) Hitap şekli önemlidir.
Siz mi yoksa sen mi demelisiniz? Eğer e-posta gönderdiğiniz kişiyle samimiyetiniz yoksa kesinlikle “siz” kullanmalısınız.
Deniz Hanım dediniz ama ya Deniz Bey ise… Her gmail kullanıcısının bir G+ hesabı da vardır. Buradan kişinin fotoğrafına bakarak cinsiyetini anlayabilirsiniz. İkinci bir alternatif ise kişinin adını ve soyadını Google’lamaktır. Çıkan sonuçlardan kişinin diğer sosyal medya hesaplarına ulaşabilirsiniz.
3) Yanıtla’yı kullanın.
E-postaya cevap yazarken yeni bir e-posta oluşturmak yerine yanıtla butonlarını kullanın çünkü karşınızdaki kişi günde 100 tane e-posta okuyor olabilir.
4) Emoji kullanabilirsiniz.
Emoji kullanımı e-postada ele aldığınız konu hakkındaki duruşunuzu ciddiyetsizleştirebilir, doğrudur. Fakat makul miktardaki bir emoji kullanımı e-postanıza az da olsa insani duygular katacaktır. Ciddi olmanız gerektiği kadar insani olmanız gerektiğini de unutmayın.
5) Paragraflara bölün.
Uzun mesajlar yazıyorsanız okunabilirliği kolaylaştırmak için cümleleri kısaltın ve paragraflara bölün.
6) ‘To:’ ile ‘Cc’ arasındaki farkı öğrenin.
To: ya koyduğunuz kişi, e-postanızı okumasını istediğiniz ve aksiyon almayı istediğiniz kişidir. Fakat Cc’ye koyduğunuz kişi, bu durumdan ve süreçten bilgisi olmasını istediğiniz kişidir.
7) Ortak karar verilmesi gereken konularda sonuç odaklı iletişime geçin.
‘Toplantıyı ne zaman yapalım?’ şeklinde yazmak yerine ‘Toplantı günü için aşağıdaki tarihlerden hangisi sana uygun?’ diye yazınız. Bu tarz bir iletişim stratejisi size zaman kazandıracaktır. 12 e-posta yerine 5 e-postada işi çözmüş olacaksınız.
8) İyi dileklerde bulunun.
Mesajın sonunda teşekkür etmek, iyi günler, iyi çalışmalar dilemek çok nazik bir davranıştır. Bunu alışkanlık haline getirin.
Yorumlar (0) Yorum Yap