Yarının Süper Üretken Bir Gün Olması İçin Bugün Yapılması Gereken 3 Akıllı Şey

Güne amacını bilerek başlamanın nasıl büyük bir hayranıysam, aynı prensibi kullanarak da günü sonlandırabileceğimizin önemini fark etmiş biriyim…

Her gün, iş yerinizde geçirdiğiniz günü bitirmeden önce, günü değerlendirmek için birkaç dakikanızı kendinize ayırın. Yapılacaklar listenize bakın ve gerçekte olanla ne yapmanız gerektiğini karşılaştırın. Yaptığınızdan daha iyisini yapabilir miydiniz? Tüm yüksek önemdeki görevlerinizi tamamladınız mı? Bunun için her gün kendinize biraz zaman ayırmayı alışkanlık haline getirirseniz, yani gününüzü bilinçli olarak sonlandırırsanız, her gün harika bir gün geçirmeye devam edececeğinizi söyleyebilirim…

Bugün iş gününüzü nasıl bitirdiğiniz; iş dışındaki davranışınızı, genel refahınızı, geceleri ne kadar iyi uyuduğunuzu ve nihayetinde yarın sabahki ruh halinizi etkileyecektir elbette.

Pek çok insan iş yerinde geçirdikleri son saati, genellikle düşük seviyedeki görevlere ayırıyor (sizi meşgul eden ve gerçek işlerinizi yapmanıza engel olan faaliyetlere mesela). Bundan daha iyisini yapabilirsiniz.

Bazıları da son dakikaya kadar işlerine gömülürler ve ertesi güne aynı zihniyetle başlarlar ve hatta daha az şey yapabilirler.

Her gün üretken değilseniz, zaman ıstırap verici bir şekilde ve çok yavaş geçecek, dakikalar da geçmek bilmeyecektir.

Zamanınızı nasıl ve hangi görevlerde kullandığınızı bilmek size fayda sağlar. Bir sonraki iş günü için her gün son 20 dakikanızı; yansıtmak, işlemek, ölçmek ve önceliklendirmek için harcayın.

Bu basit alışkanlık, verimliliğinizi artırabilir. Bir iş gününü “kapatma ritüeli” her şeyi değiştirebilir. Cal Newport, “Derin Çalışma: Dikkat Dağıtıcı Bir Dünyada Başarıya Odaklanmanın Kuralları” adlı en çok satan kitabında, her iş gününü aynı şekilde bitirmenin önemini şu şekilde dile getiriyor:

Güne amacını bilerek başlasaydınız, günün sonunda yüksek öneme sahip görevleri başarmış olurdunuz. O yüzden onları gözden geçirin. Bir yere yazın. Kendinizi başarılara ve ilerlemeye odaklayın. Memnuniyet seviyenizi artırmak için bir tamamlananlar listesi tutun.

Küçük başarılarınızı kutlayın…

Duyguları ateşleyen, motivasyonları artıran ve algıları tetikleyen ve bir iş günü içinde meydana olaylar temelde aynıdır.

İlerlemenin önemi, Teresa Amabile ve Steven Kramer tarafından kaleme alınan “İlerleme İlkesi” adlı kitapta detaylı bir şekilde vurgulanmıştır. Kitapta gerçekleştirdikleri bir araştırmaya göre, 7 şirkette toplamda 238 çalışanın 12.000 günlük iş girişi üzerinde gerçekleştiren inceleme, anlamlı işlerde ilerleme kaydetmenin, bir kişinin içsel olarak iş hayatını aydınlattığını ve uzun vadeli ilerlemeyi hızlandırdığını ortaya koymuştur.

Harvard Business Review’de bunu şu şekilde açıklamışlardır:

“İçsel olarak, iş yaşamını tetikleyen faktörleri belirleme arayışımız bizi ilerleme ilkesine götürdü. Araştırmada, katılımcılarımızın en iyi ve en kötü günlerini karşılaştırdığımızda (genel ruh hallerine, özel duygularına ve motivasyon seviyelerine göre), “En iyi günü” tetikleyen en yaygın olayın, araştırmaya katılan bireyin veya ekibin gerçekleştirdiği herhangi bir ilerleme olduğunu gördük. “En kötü günü” tetikleyen en yaygın olay ise, yaşanan bir aksilikti.”

Ne kadar küçük olursa olsun, durmayı unutmak ve başarılarımızı kutlamak için bir dakikanızı ayırmak çok kolaydır. Dikkatinizin dağılmasına izin vermemeye çalışın. İlerlemenizi kaydetmek için zaman ayırın. Bunu bir günlük kullanarak yapabilirsiniz mesela. Bu sayede iş gününüze sonlandırmadan önce daha iyi bir zihne sakip olacaksınız emin olun.

Haftalarınızı veya aylarınızı önceden planladıysanız, yarın ne üzerinde çalışacağınızı zaten bilirsiniz. Kendinize hatırlatmanız yeterli olacaktır.

Yazar Peter Bregman, “18 Dakika: Odağınızı Bulun, Dikkatinizi Toplayın ve Doğru İşler Yapın” adlı kitabında bunu şöyle açıklıyor:

“Her sabah kendime bazı sorular soruyorum: Bu güne hazırlıklı mıyım? Başarılı ve verimli bir gün geçirmeye hazır mıyım? Bunu düşündüm mü? Bunun için bir plan yaptım mı? Beni yoldan çıkarabilecek riskleri tahmin edebiliyor muyun? Bugün için yaptığım plan, odaklanmamı sağlayabilecek mi?”

– Yarın için yapmanız gereken en önemli üç görevi belirleyin. Bunları bir yere yazın. Bunları listenizde sıralayın ve öncelikleri belirleyin. 

– Bunların tercihen sabah en aktif olduğunuzda üstesinden gelmeyi hedefleyin.

– Günün geri kalanında yapmanız gereken diğer görevleri gözden geçirin.

– Günün nasıl gelişeceğini hayal edin.

Bu sayede, gün başladığında kendinizi daha hazırlıklı, daha güvenli ve daha az stresli hissedeceksiniz.

Yarın ne tür sonuçlar bekliyorsunuz? Yarın hangi toplantıları, çağrıları ve etkinlikleri takip etmeniz gerekiyor?

Dağınıklığın dikkatinizi dağıttığını ve genel üretkenliğinizi engellediğini gösteren araştırmalar; masanızı derleyip toparlamak ve temizlemek için her gün birkaç dakikanızı ayırmanız gerektiğini ortaya koyuyor.

İşinizden ayrılmadan önce masanızı düzenlemek için 5-S İlkelerini kullanın.

5S, Japonca beş kelimeden oluşan bir liste kullanan bir işyeri organizasyon yönteminin adıdır:

– Sırala (Sort)(Seiri), Engelleri ortadan kaldırarak işinizi kolaylaştırın.

– Sırayı Ayarla (Set In Order)(Seiton), Tüm gerekli öğeleri kullanım için kolayca seçilebilecek şekilde düzenleyin.

– Parlat (Shine)(Seiso), İşyerinizi günlük olarak tamamen temizleyin veya temizleme sıklığını ayarlayın.

– Standartlaştır (Standardize)(Seiketsu), Her zaman yüksek standartları koruyun.

– ve Sürdürme (Sustain)(Shitsuke), Öz disiplin, “söylenmeden yapın” olarak da tercüme edilir.

Gününüzü olumlu bir notla bitirin ve sonraki iş gününüz inanılmaz derecede harika olacak, göreceksiniz. Yüksek bir notla sonlandırın. Yarın süper üretken bir güne kendinizi hazırlayın; her günün sonunda tamamlanmış görevlerinizi gözden geçirin, yarının yapılacaklar listesini planlayın ve masanızı toparlayın.