E-postalarda Zeki Görünmek İçin 15 Hile

E-postalarda zeki görünmek umurunuzda değilse okumayı hemen bırakabilirsiniz.

Kurumsal dünyada zeki görünmeye, elektronik iletişim dünyasının verimli topraklarından daha elverişli bir yer yoktur. E-posta yazma, gönderme ve görmezden gelme becerileriniz, başınızı dinlediğinizi bildirir şekilde sallama ve hatta metin kopyalayıp yapıştırma becerilerinizden bile daha önemli. İşte; sizi zeki, tutkulu, işine kendini adamış ve en önemlisi zeki gösterecek 15 hile.

1) Ne kadar çok e-posta aldığınızdan yakının
Her zaman aldığın e-posta miktarından yakın ama asla belirli bir sayı veren ilk kişi olma. Bir keresinde okunmamış 200 e-postam olduğundan şikayetçi olmuştum ve bana dinlenme odasında gülmüşlerdi. Bunun yerine, diğer herkesin ne kadar e-posta aldığını öğrenin ve bu sayıyı ikiye katlayın. Çıkan sonuç aldığınız e-posta miktarıdır.

2) Yazım hataları için özür dileyen bir “telefonumdan gönderildi” imzası kullanın
E-postayı telefonunuzdan göndermiyorsanız bile “telefonumdan gönderildi” imzası kullanın. Bu sizi sürekli meşgul ve hareket halindeymiş gibi gösterecektir ve üstelik yazdıklarınızı kontrol etmekten de kurtaracaktır.

3) Yöneticiniz bir e-posta dizisine cevap verdiğinde hemen ondan sonra cevap yazın
Etkin olan bütün e-posta dizilerine sürekli dikkatinizi vermek imkansız ama en azından yöneticiniz cevap yazdığında dikkatinizi vermelisiniz. Onun cevap verdiği anı yakaladığınızdan emin olun ve hemen “Kesinlikle katılıyorum.” “Tabi ki.” veya “Lafı tam ağzımdan aldınız.” ile yanıtlayın.

4) İlk tebrik eden kişi siz olun
Yeni bir özellik mi eklendi? Cevapla: Vay! Tebrikler! Bebek bekleyen mi var? Cevapla: Tebrikler! Brian’ın masasında fıstık ezmesi mi var? Cevapla: Bu enfes! Ne zaman iyi bir olay gerçekleşirse, cevap veren ilk kişi siz olun ve her zaman hepsini yanıtlayın. Bu sizi çok aktif bir takım oyucusu gibi gösterecektir.

Hem, sürekli diğer herkesin ne kadar muhteşem şeyler yaptığına dikkat çektiğinizde, herkesin kendini harika hissetmesini ve bir yılı aşkın süredir doğru düzgün bir çalışmadığınız gerçeğini görmezden gelmelerini sağlamış oluyorsunuz.

5) Olmadık saatlerde rastgele düşüncelerinizi paylaşın
Gecenin bir yarısında gönderebileceğiniz kısa, rastgele düşüncelerinizi bir kenarda biriktirin. Şunlar olabilirler:

• projenin durumu hakkında bir soru
• organizasyonel yapı hakkında bir düşünce
• saçma sapan bir özellik isteği
• “ilginç” bir makale bağlantısı
• rakip hakkında küçük “ilginç” bir bilgi (hepimizin “dikkat ediyor olmamız” gereken bir şey)

Ne olursa olsun; insanları, gece üçte şirketi düşündüğünüz için ne kadar kendini işine adamış olduğunuz hakkında konuşturacaksınız.

6) Konu bölümünde biraz [Bilgi] verin
Konu satırınız verdiğiniz bilgiyi köşeli parantezlerle açıklamamışsanız henüz tamamlanmış sayılmaz. Kullanabileceğiniz iyi örneklerden bazıları:

• Konu: [Güncelleme] Son durum
• Konu: [Gizli] Lütfen paylaşmayınız
• Konu: [BAŞARDIK!] Başardık!

7) Sık sık ama net olmayan durum güncellemeleri gönderin
“İşlerin nasıl gittiğiyle ilgili küçük bir güncelleme…”

Her iki e-postadan birine bu alıntı ile başlayın ve hemen iş arkadaşlarınızı etkileyeceksiniz. Muhtemelen, bu kısımdan sonra okumayacaklardır, bu yüzden geri kalan bölümde rahatça bu ay geri dönüş yapan kullanıcınarla ilgili anlamsız verilerle ve 4 ay içinde ekibe katılacak olan yeni mühendis ile devam edebilirsiniz.

8) Gün boyunca konumunuzla ilgili çok detaylı bilgiler gönderin
Havaalanına mı gidiyorsunuz? Herkese; — her bir adımdaki İnternet erişiminizin durumuna ek olarak — takside, trende, güvenlik kontrolünde, girişte, uçakta, bagaj teslim bölümünde, başka bir takside ve tekrar ofiste olduğunuzu bildirmeniz önemli.

9) Her e-postaya TL;DR ile başlayın
Her e-postaya “TL;DR” (Too long; don’t read — Çok uzun, okumayın) etiketli çok kısa bir özetle başlayın. Burada kalın ve italik metin ile e-postanızın önemli noktalarını özetleyin. E-postanızın geri kalanı hatalarla dolu olsa da olur çünkü çok uzun ve muhtemelen kimse gerisini okumayacak.
10) Okuyucularınızı hafifçe dışlayın
Her e-postanıza “Eğer [umurunuzda olması gereken bir şey] umurunuzda değilse, hemen okumayı bırakın.” ile başlayın. Bunu kısa e-postalarda bile yapın. Diğer versiyonları arasında şunlar da bulunur:

• Bu şirketin geleceğine önem vermiyorsanız hemen okumayı bırakın…
• Kuantum fiziği hakkında her şeyi biliyorsanız okumayı hemen bırakın…
• Önümüzdeki bir saat boyunca nerede olacağımı merak etmiyorsanız okumayı bırakın…

11) Akıllıca kısaltmalar kullanın
LGTM (Looks Good to Me — Bana İyi Görünüyor), SGTM (Sounds Good to Me — Kulağa İyi Geliyor), FWIW (For What’s Worth — Ne Olursa Olsun), AFAIK (As Far As I Know — Bildiğim Kadarıyla), CIL (Comments in Line — Yorumlar Mesaj İçerisine). Hepsini kullanın. Burada daha fazlasını bulabilirsiniz.

12) Toplantı öneren ilk kişi siz olun
Bir ileti dizisi 25 yanıtı geçtiğinde, verimlilik yarışı başlar ve toplantı yapmayı öneren ilk kişi bu yarışı kazanır. Kazanan kişi siz olun. O toplantıyı önerin. F2F (Face to Face — Yüz Yüze) kısaltmasını kullanın.

13) “Dostça bir ‘ping’” gönderin
Herkesin aylar öncesinden unuttuğu eski ileti dizilerine bir “dostça hatırlatma”, “dostça takip” veya “dostça ping” gönderin. Bu sizden hiçbir şeyin kaçmadığı izlemini verecektir.

14) Doğrudan gelen isteklere yanıt vermeden önce bir hafta bekleyin, sonra da hala gerekli olup olmadığını sorun
Asla, doğrudan gelen isteklere hemen cevap vermeyin. Eğer gerçekten yardımınıza ihtiyaç duyuluyorsa o kişi sizi bulacaktır, ama daha yüksek ihtimalle başka birinden yardım etmesini isteyecektir. 7 gün geçtikten sonra “Bu, arada kaynamış, hala gerekli mi?” diye sorun.

15) Gereğinden fazla karmaşık bir ‘Ofis Dışında’ otomatik cevaplandırıcısı kullanın
Bir gün bile e-postalara cevap veremeyecekseniz, her bir projeniz için iletişim kurulabilecek birçok kişiyi içeren bir otomatik Ofis Dışında cevaplandırıcısı oluşturun. Fazladan puan kazanmak için üzerinde çalıştığınız herşeyi ve kiminle iletişim kurulabileceğini listeleyen bir belge oluşturun. Yapacağınız başka hiç bir şey sizi bundan daha zeki gösteremez.

Kaynak: Ahmet Özkale