8 Adımda İnsanların Haftalarca Yaptıkları İşi Birkaç Günde Yapmak Mümkün mü?

Hepimiz hedeflerimize ulaşmak için çok çalışmamız gerektiğinin farkındayız. İş dünyasında ve girişimcilikte başarıyı yakalamak için haftalarımızı, aylarımızı hatta yıllarımızı feda etmemiz gerektiği de sık sık söylenir oldu. Peki, ya hepimiz yanlış yoldan yapıyorsak? Koca bir yapılacaklar listesini normalde alacağı vaktin yarısı kadar zamanda bitirmek mümkün olabilir mi? Kulağa imkansız geliyor olabilir ama biraz pratik ve otokontrol ile yapamayacağınız şey yok.

1) 80/20 kuralını uygulayın.

Pareto Prensibi, daha üretken olabilmek için nereye odaklanmamız gerektiği konusunda bize yardımcı olan evrensel bir yasa. Prensibi şöyle açıklayabiliriz; aldığınız sonuçların %80’i gösterdiğiniz çabanın %20’lik kısmından geliyor. Örneğin; iş dünyasında elde ettiğiniz kârın %80’ini müşterilerinizin %20’sinden kazanıyorsunuz. Bu da demek oluyor ki günlük görevlerinizin beşte dördü daha az önemli ve düşük üretkenlikte görevler.

Üstte kalan %20’lik kısma odaklanmak en ideal zaman yönetimi şekli olacaktır. Bunları bitirdikten sonra kalan kısma geçin. Bir şeyi yapmadan önce kendinize o görevin hangi kısımda olduğunu sorun ve halledin.

Aynı zamanda “Hayatınızın Yüzde Doksanını Nasıl Kurtarırsınız?” adlı içeriğe de göz atabilirsiniz.

2) Büyük görevleri, yönetilmesi daha kolay küçük parçalara ayırın.

İşleri sürekli erteleme kısmı genellikle çok yükün altında kaldığımızı hissettiğimizde gelir. Büyük bir projeye başlamaktan kaçınırız çünkü gözümüzü korkutur ve nasıl üstesinden geleceğimizi hayal bile edemeyiz. Büyük işlerle uğraşmayın; onları daha küçük, yönetilebilir parçalara bölün ve masaya her oturduğunuzda bir şeyi bitirmenin tadını çıkarın.

Yapılacaklar listenizin daha hızlı bir şekilde tamamlandığını gördüyseniz kronometre ile odağınızı maksimuma çıkarın. Saatinizi 20 dakikaya ayarlayın ve süre bitene kadar odağınızı dağıtmayın. Ne kadar çok şeyi tamamladığınıza inanamayacaksınız!

3) Yeteneklerinize odaklanabilmek için görevlerinizi devredin.

Çoğumuz bir avuç dolusu işte gerçekten iyi ve geri kalan her şeyde ortalama düzeydeyiz. En iyi zaman yönetim şekillerinden biri en güçlü olduğunuz alana odaklanmaktır. Eğer yapabiliyorsanız mükemmel olmadığınız işleri dışarıdan halletmeye çalışın. Bu yeni birini işe alarak ya da teknolojiyi kullanarak olabilir.

Web geliştirme, içerik yazma, grafik tasarımı gibi işlerde dışarıdan yardım almak oldukça kolaydır. Başkalarını işlerinize dahil etmekten çekinmeyin.

4) Doğal ritminizi anlayın.

Günün hangi zamanında daha enerjik ve daha yaratıcısınız? Etkin ve üretken olabilmek için enerjinizi kontrol edebilmek son derece önemlidir. Biyolojik saatinizi anlamaya çalışın. Önemli görevleri istekli ve enerjik olduğunuz saatlere koyun.

Bu taktiğin işlemesi için rutinlerinizin olması gerekir. Böylece, bir model oluşturabilir ve doğal düzeninizi keşfedebilirsiniz. Günün en iyi saatinde olduğunuzu anlayınca detaylı ve zor görevlere odaklanın. Ayrıca, enerji seviyenizi yüksek tutmak için gün içinde molalar vermeyi unutmayın.

5) Dikkatinizi dağıtan şeylerden kurtulun.

Odaklanma yeteneğiniz üretkenliğinizin en önemli etkenlerinden biridir. Araştırmalar tipik bir ofis çalışanının dikkati dağıldığında işine geri dönmesinin 25 dakika sürdüğünü gösteriyor. Dikkat dağıtan şeyleri kendinizden uzaklaştırarak tüm o boşa giden zamanı kendinize iade ediyorsunuz. Bir şeye başladıysanız, bitirin. Her gün kendinize tamamlamanız gereken hedefler koyun ve gerçekleştirin.

Unutmadan; biliyorsunuz ki cep telefonları en büyük dikkat dağıtıcılardan. Bir çoğumuz telefonu günde 150 kereden fazla kontrol ediyoruz. Eğer bir şeye cidden odaklanmanız gerekiyorsa bildirimlerinizi kapatın ve telefonunuzu uzakta bir yerlere koyun.

6) Tek bir şeye odaklanın.

Gelelim son yılların tartışmasına: aynı anda birden fazla iş mi yoksa tek bir iş mi? Multitasking, yani aynı anda birden fazla iş yapmak, daha fazla şeyi halletmemize yardım edebilir. Öte yandan, insan beyninin tek seferde birden fazla şeye odaklanmak için uygun olmadığını da biliyoruz. Çoğumuz yapmamız gereken işi önümüze açıp yan tarafta mesajlar, emailler arasında gidip geliyor sonra da neden hiçbir şeyi yetiştiremediğimizi düşünüyoruz. Belki de tarz değiştirmeliyiz?

Monotasking, tek seferde tek şeye odaklanmak, bu kadar bağlantılı bir dünyada belki çok mümkün değil. Ancak bir işin derinlerine inmenize oldukça yardımcı oluyor. Kendinize gün içinde 2-4 saat ayırıp tek bir şey yapmaya çalışın. Buna alışmanız biraz vakit alabilir ama eninde sonunda alışacak ve işlerinizde ilerleme kaydetmeye başlayacaksınız.

7) Başıboş düşüncelere sahip çıkın.

Bir işin ortasındayken birden başıboş düşüncelerin aklınıza girmesi çok rahatsız edici olabiliyor. Bir şeyi hatırlamaya çalışırken aynı anda o düşünceleri bir kenara bırakmak… Oldukça zor. Bir iş ile uğraşırken bir şey hatırlamaya çalışmak genelde başarısızlıkla sonuçlanır. Eğer bir kağıda yazarsanız bu sorununuz çözülebilir. İşi hafızanıza bıraktığınızda ya hatırlamak için boşa enerji ve zaman harcayacak ya da tamamen unutmuş olacaksınız. İki türlü de tam bir kayıp.

Bu rastgele gelen düşünce ve fikirlerinizin bir bilgisayar ya da deftere yazılı bir şekilde elinizin altında olduğundan emin olun.

8) Uyuyun, yemek yiyin ve nefes alın.

Yorgun ya da aç hissettiğinizde üretken olmanız neredeyse imkansızdır. Bu noktada, kendinize bakmaya devam etmeniz çok önemli. Siz bir makine değilsiniz ve iyi işler çıkarmak için dinlenmeye, yemek yemeye ve zihninizi dağıtmaya ihtiyacınız var.

Kendinize nefes egzersizleri için günlük birkaç dakika bile ayırsanız zihninizi rahatlatabilirsiniz. Kısa bir yürüyüş de güzel bir yöntem olacaktır. Bu aktiviteler canlanmanıza yardım edecek böylece daha iyi odaklanabileceksiniz.