Remote Çalışırken En Verimli Toplantılar Nasıl Yapılır? Beyin Fırtınaları Nasıl Daha Verimli Olur?

Covid-19 pandemisi ile birlikte hayatımızda pek çok şey değişti. Okullarımızdan fiziken ayrılmak zorunda kaldık. Neredeyse pek çok şirket home office çalışma sistemine geçti. Alışkanlıklarımız, sosyal hayatımız, rutinlerimiz neredeyse tüm yaşantımızı pandemi ile birlikte yeniden düzenlemeye başladık. Kimisi pandeminin bir kabus olduğunu düşünürken, kimileri de bu süreci çok iyi planlayarak kendilerini geliştirdikleri güzel bir dönem olarak adlandırdı.

Covid-19 artık hayatımızın bir parçası. Aşı çalışmaları son derece hızlı bir şekilde devam etse de henüz kullanımı için verilen net bir tarih yok. Bu yüzden karamsar bakış açısından ayrılıp biraz olsun avantajlarını görmemiz gerekir. Harvard Business Review’den Art Markman bu dönemde beyin fırtınasını nasıl daha verimli yapabileceğimiz üzerine bir yazı kaleme almış. Gelin birlikte bakalım:

Covid-19 pandemisi ile birlikte artık ofislerde yan yana masalarda çalışamıyoruz. Yüz yüze toplantılar gerçekleştiremiyoruz. Ancak yine de fikirlerimizi ortak bir şekilde üretmemiz gerekiyor. Peki, ayrı ayrı bunu nasıl gerçekleştireceğiz? Uzak bir ortamda bile karmaşık sorunları etkili bir şekilde çözmemize yardımcı olabilecek birkaç yaklaşım vardır. İşte o yaklaşımlar:

Siz ve çalışma arkadaşlarınız bir soruna çözüm üretmek için birlikte çalıştığınızda, toplantıya katılan kişilerin kafalarındaki bilgilerden yararlanarak bunu gerçekleştirdiğinizi unutmayın. Sorunun anlatılış şekli, ortaya atılan fikirler, çözüm üretmek için son derece önemlidir.

Beyin fırtınasına kimlerin dahil olduğunu belirlemek bu nedenle kritiktir. Pandemiden önce, birçok organizasyonda, çeşitli programları ve konumları nedeniyle geniş bir grup insanı bir araya getirmek, genellikle zordu. Yüz yüze yapılacak bir toplantıya bir kişinin online olarak bağlanması, hem onun için hem de toplantı salonundaki insanlar için iletişim kurmada zoruluklar çıkarıyordu.

Uzaktan çalışmanın bir avantajı, daha geniş katılımcı grubunu bir araya getirmenin artık daha kolay olmasıdır. Ancak bunu dikkatli bir şekilde yapmak zorundasınız. Beyin fırtınası oturumunuza katılmasını istediğiniz kişilerin bir listesiyle başlamayın. Bunun yerine, istediğiniz rolleri ve uzmanlığı belirleyin ve ardından bu tanıma uyan kişileri bulun. İlgili uzmanlığa sahip olduğunu bilmediğiniz kişilerin tavsiyelerini meslektaşlarınıza sorun. Bu, bir araya getirdiğiniz grubun daha çeşitli olmasını sağlayarak, problem çözme görevine bir dizi farklı arka plan ve bakış açısı getirmenizi sağlayacaktır.

İnsanlar uzaktan çalışırken programları birbirine uymayabilir. Herkesin aynı anda toplantıya katılması uzaktan çalışırken daha zordur. Ancak beyin fırtınası için bu bir nimet olabilir. Çünkü en iyi fikirleri bulmak için grubun hepsinin bir arada olması gerekmez.

Grup Düşünce Teorisi, fikir üretme sırasında bireylerin yalnız çalıştıkları taktirde bir sorun hakkında farklı düşündüklerini göstermektedir. Ancak grubu fikir üretmek için bir araya getirdiğinizde, ortak bir çözüme yaklaşarak benzer düşünmeye eğilimlidirler. Bu nedenle, her bireyin kendi başına potansiyel çözümler üretmesini sağlayarak veya belki de olasılıkları düşünmek için küçük gruplar halinde çalışmasını sağlayarak beyin fırtınası sürecinize başlayın.

Burada kaçınmak isteyeceğiniz şey, tüm grubun fikirlerini birbirleriyle paylaşmaya başlamasıdır, ki bu zaten uzak çalışma ortamı için pek de mümkün değildir. Önce herkesin soruna dahil olma ve sorun üzerinde çalışma şansı olduğundan emin olun. Grup üyelerinin ilk düşüncelerini size göndermelerini ve herhangi bir tartışmaya başlamadan önce bunları derlemelerini sağlamaktır.

Bu ilk aşamadan sonra, ortaya çıkan çözümleri toplayın ve bunun için çalışma arkadaşlarınız gruplar haline getirin. Herkesin düzenleyebileceği, ön fikirlerden oluşan, ortak bir dosya hazırlayın. Onları ilk ürettikleri fikirlerini daha da geliştirmeye davet edin.

Zaman, uzay ya da sosyal olarak bir şeyden ne kadar uzak olursanız o şeyi daha soyut düşündüğünüzü gösteren çok fazla araştırma var. Buna Yapısal Düzeyde Psikolojik Uzaklık Teorisi denir. Çözmeye çalıştığınız sorunların bulunduğu yerden genellikle fiziksel olarak uzak olduğunuz ve dolayısıyla bunları daha soyut olarak düşündüğünüz anlamına gelir.

Başlangıçta bu soyutlama iyi bir şey olabilir. Bir sorunun genel bir temsili ile başlarsanız, uzmanlığınızın başka bir bölgesinden gelen bir şeyi hatırlama şansını arttırırsınız. Başka bir deyişle; soyutlama, içgörü sağlamak için iyi benzetmeler bulmanıza yardımcı olabilir.

Her kuruluşun karşılaştığı belirsizlik miktarı göz önüne alındığında, önümüzdeki aylar ve yıllar içinde çözülmesi gereken zor problemler olmayacaktır. Bu nedenle, online veya birlikte aynı odada olun, beyin fırtınasını doğru bir şekilde yapmak önemlidir. Sanal ortamda beyin fırtınasından öğrendiğimiz dersler, tekrar yüz yüze olduğumuzda bize harika avantajlar sağlayacaktır.