TL;DR: Çoğu insan otomasyona tersinden yaklaşır. Yetenekli bir yapay zeka aracı ellerine verildiğinde, en görünür veya en can sıkıcı olan neyse onu otomatikleştirmeye çalışır ve ellerinde, gerçek zamandan pek az tasarruf sağlayan yarım çalışan betiklerden bir yığın kalır. Kaldıraç, küçük bir görev alt kümesindedir; sık, standartlaştırılmış ve zaman alan görevler. Ve o alt kümeyi bulmak teknik bir sorun değil, bir önceliklendirme sorunudur. Bu yazı bu iddiayı üç kalıcı fikre dayandırıyor: azınlık sayıda nedenin çoğunluk sayıda etkiyi sürüklediği Pareto ilkesi; David Autor, Frank Levy ve Richard Murnane’in, makinelerin en temiz biçimde yerine geçtiği görevlerin rutin, kurala dayalı görevler olduğu bulgusu; ve McKinsey, OECD ve Dünya Ekonomik Forumu’ndan ne kadar işin teknik olarak otomatikleştirilebilir olduğuna dair makro tahminler. Ardından size iki özgün araç veriyor: herhangi bir görevi sıralayan bir Otomasyon Öncelik Puanı ve onunla ne yapılacağına karar veren bir Görev Otomasyon Triyaj Izgarası; böylece otomasyon çabanızı saatlerin gerçekten olduğu yere yatırırsınız.
Çalışma haftanızın Pareto gerçeği
80/20 kuralı bir yasa değil, bir gözlem olarak başladı. Vilfredo Pareto, nüfusun küçük bir kesiminin toprağın çoğuna sahip olduğunu fark etti ve kalite öncüsü Joseph Juran daha sonra örüntüyü, hayati azınlık ve önemsiz çoğunluk adını verdiği bir yönetim ilkesine genelledi. Kesin bölüm hiçbir zaman tam olarak seksen ve yirmi değildir, ama biçim rahatsız edici bir düzenlilikle geçerlidir: girdilerin azınlığı, çıktıların çoğunluğunu oluşturur. Çalışma haftanız da bir istisna değildir. Bir avuç tekrar eden görev, neredeyse kesinlikle tekrarlanabilir zamanınızın büyük kısmını tüketirken, tek seferlik işlerden oluşan uzun bir kuyruk geri kalanı doldurur.
Bu, otomasyondaki ilk ve en önemli adımdır ve neredeyse herkes onu atlar. Tek bir aracı seçmeden önce, saatlerinizin gerçekte nereye gittiğini bilmeniz gerekir; ki bu nadiren varsaydığınız yerdir. Peter Drucker on yıllar önce The Effective Executive’de bu noktaya değindi: etkili insanlar görevlerinden değil, zamanlarından başlar ve onu yönetmeye çalışmadan önce nereye gittiğini kaydeder, çünkü hafıza güvenilmez bir tanıktır. Otomatikleştirmeye değer hayati az görev, o kaydın içinde saklıdır. Onları otomatikleştirin ve tekrarlanabilir haftanızın çoğunu geri alın. Önemsiz çoğunluğu otomatikleştirin ve tasarruf edilen zamanın bir yuvarlama hatası için gerçek çaba harcamış olursunuz.
“Her şeyi otomatikleştir” neden yanlış içgüdü
Tüm görevler eşit ölçüde otomatikleştirilebilir değildir ve fark, insani anlamda zorlukla ilgili değildir. Buradaki belirleyici araştırma, David Autor, Frank Levy ve Richard Murnane’in teknolojiyi düşünmenin görev tabanlı bir yolunu tanıtan 2003 tarihli makalesidir. Onların merkezi ayrımı, bir makinenin izleyebileceği açık kurallara indirgenebilen rutin görevler ile muhakeme, örtük bilgi veya gerçek kişilerarası çalışma gerektiren rutin olmayan görevler arasındaydı. Bilgisayarlar, diye savundular, rutin görevlerin yerine geçer ve rutin olmayanları tamamlar. Yirmi yıl sonra, üretken yapay zeka rutin sayılanı genişletti, ama altta yatan mantık değişmedi: bir görev ne kadar tekrarlanabilir bir prosedür olarak belirtilebilirse, otomasyon için o kadar iyi bir adaydır.
“Her şeyi otomatikleştir”in başarısız olma nedeni budur. Otomatikleştirmeye en değer hissettiren görevler çoğu zaman ilginç, yüksek muhakeme gerektiren görevlerdir; ki bunlar tam da buna direnen ve en çok değer kattığınız görevlerdir. Bu arada gerçekten otomatikleştirilebilir iş, yani rutin biçimlendirme, durum güncellemeleri, veri taşıma, tekrarlayan ilk taslaklar, zor değil sıkıcı olduğu için gözden kaçırılması kolaydır. Beceri, otomasyonu zora değil rutine ve standartlaştırılmışa yöneltmek ve rutin olmayan işi, değiştirilmiş değil güçlendirilmiş olarak, sağlamca insan ellerinde tutmaktır. Neyi devredeceğinize karar vermek başlı başına bir disiplindir; işinizi yapay zeka ile ikame edilebilirlik açısından nasıl denetlersiniz yazısında daha ayrıntılı ele alınır.
CEOtudent Otomasyon Öncelik Puanı
Hayati azı bulmak için, bir görevin hem ne kadar zamana mal olduğunu hem de ne kadar temiz otomatikleştirilebileceğini yakalayan bir sıralama yoluna ihtiyacınız var. Aşağıdaki puan dört faktörü birleştirir. Sıklık ve tur başına süre birlikte, bir görevin tükettiği toplam zamanı tahmin eder; standartlaştırma, ne kadar otomatikleştirilebilir olduğunu tahmin eder; ve hata toleransı, onu devretmenin riskini yakalar. İlk üçü çarpıp dördüncüyle ağırlıklandırın; yüksek puanlar, önce otomatikleştirilecek görevlerdir.
Tablo 1. Otomasyon Öncelik Puanı (CEOtudent editöryel çerçevesi). Her faktörü 1’den 5’e derecelendirin, sonra puanı hesaplayın. Bu, ampirik bir ölçüm değil, özgün bir sıralama aracıdır.
| Faktör | 1 (düşük) | 3 (orta) | 5 (yüksek) | Neden önemli |
|---|---|---|---|---|
| Sıklık | Yılda birkaç kez | Haftalık | Günde birçok kez | Sık görevler birikir; küçük tasarruflar tekrarlanır |
| Tur başına süre | 5 dakikanın altında | Yaklaşık 30 dakika | Bir saatin üstünde | Uzun görevler otomasyon başına daha çok geri getirir |
| Standartlaştırma | Her seferinde farklı | Çoğunlukla tutarlı | Aynı, kurala dayalı adımlar | Standart görevler temiz biçimde otomatikleştirilebilir |
| Hata toleransı | Bir hata maliyetli ve yakalanması zor | İncelemeyle telafi edilebilir | Hatalar ucuz ve belirgin | Yüksek tolerans devri güvenli kılar |
Her görevi Sıklık çarpı Tur başına süre çarpı Standartlaştırma olarak puanlayın, sonra hata toleransını yanında bir kapı olarak tutun. İlk üçte yüksek ama hata toleransında düşük puan alan bir görev, henüz tam otomatikleştirilmek için güvenli değildir; bunun yerine insan denetimli bir iş akışına aittir. İstediğiniz görevler, bir hatanın ucuz yakalandığı yüksek sıklıklı, iyi standartlaştırılmış, zaman ağırlıklı olanlardır. Haftanızın çoğunu geri getiren yüzde yirmi bunlardır ve puanın var olma nedeni, sizi yalnızca can sıkıcı ama nadir bir görev tarafından baştan çıkarılmaktan alıkoymaktır.
Görev Otomasyon Triyaj Izgarası
Bir puan görevleri sıralar, ama her biriyle ne yapacağınızı yine de bilmeniz gerekir. Karar vermenin en net yolu, bir görevi iki eksene, yani ne kadar sık ve ne kadar standart olduğuna yerleştirmek ve eylemi okumaktır. Aşağıdaki ızgara bunu yapar. “Bir yapay zeka ajanına devret” ile “tamamen otomatikleştir”i kasıtlı olarak farklı çeyrekler olarak ele alır, çünkü biraz değişkenlik içeren sık bir görev, katı bir betikten çok, brifing verdiğiniz bir ajana daha uygundur.
Tablo 2. Görev Otomasyon Triyaj Izgarası (CEOtudent editöryel çerçevesi). Her görevi sıklık ve standartlaştırmaya göre önerilen bir eyleme eşleyin.
| Düşük standartlaştırma (her seferinde değişen) | Yüksek standartlaştırma (tutarlı adımlar) | |
|---|---|---|
| Yüksek sıklık | Net bir brifing ve insan incelemesiyle bir yapay zeka ajanına devredin | Bir betik veya şablonla tamamen otomatikleştirin; bu sizin baş %20’nizdir |
| Düşük sıklık | Manuel tutun; kurulum maliyeti getirisini aşar | Yinelendiğinde hızlı olması için şablonlaştırın, ama aşırı mühendislik yapmayın |
İnsanları tuzağa düşüren iki çeyrek, köşegen dışındaki olanlardır. Düşük sıklık, düşük standartlaştırma işi, mükemmeliyetçilerin yılda iki kez yaptıkları bir şey için haftalar boyunca otomasyon kurarak hiçbir tasarruf sağlamadan üretken hissettiği yerdir. Yüksek sıklık, yüksek standartlaştırma işi ise tersinden aynı hatadır: insanların otomatikleştirmeyi hep düşünüp asla yapmadığı, her gün sessizce vergisini ödediği apaçık kazanç. Oradan başlayın. Baş çeyrek, Pareto getirisinin yaşadığı yerdir ve önce onu temizlemek, geri kalan her şeyi ele alacak zamanı finanse eder. Sık ama değişken iş için kaldıraç, bir vekile iyi brifing vermeyi öğrenmektir; bu, bir yapay zeka ajanına nasıl brifing verilir yazısında ele alınan kendi başına bir beceridir.
Makro veriler otomatikleştirilebilir görev paylarına ne diyor
Kişisel resmi, tüm ekonomi ölçeğinde tahmin edilenle temellendirmek yararlıdır, çünkü sayılar, iş düzeyinde değil görev düzeyinde bir bakışın neden doğru olduğunu pekiştirir. McKinsey Global Institute, 2017 tarihli A Future That Works raporunda, halihazırda gösterilmiş teknolojilerin, insanların ücret aldığı faaliyetlerin yaklaşık yarısını otomatikleştirebileceği, ancak mesleklerin yüzde beşinden azının tamamen otomatikleştirilebileceği sonucuna vardı. Sizin için önemli olan uzlaştırıcı bulgu şudur: mesleklerin yaklaşık yüzde altmışının, kurucu faaliyetlerinin en az yüzde otuzu teknik olarak otomatikleştirilebilir durumdaydı. Başka bir deyişle, otomasyon çoğunlukla işleri toptan silmek yerine işler içindeki görevleri değiştirir; ki bu tam da yukarıdaki çerçevelerin kurulduğu zemindir.
Diğer büyük çalışmalar da aynı yönü işaret ediyor. OECD’nin Ljubica Nedelkoska ve Glenda Quintini tarafından yapılan 2018 analizi, üye ülkeler genelinde işlerin yaklaşık yüzde on dördünün yüksek otomasyon riski altında olduğunu, ayrıca yüzde otuz ikisinin nasıl yürütüldüğünde önemli bir değişim göreceğini tahmin etti; yine rollerin yok olmasından çok görevlerin kayması hikayesi. Dünya Ekonomik Forumu’nun Future of Jobs Report 2023, işverenlerin, işle ilgili görevlerin kabaca üçte birinin zaten makineler tarafından yapıldığını tahmin ettiğini ve önümüzdeki yıllarda insanlarla makineler arasındaki iş bölümünün otomasyona doğru kaymayı sürdürmesini beklediklerini buldu. Üçünde de tutarlı sinyal, otomatikleştirilebilir payın, eşitsiz dağılmış olarak, görevler düzeyinde bulunmasıdır; ki bu tam da kendi hayati azınızı belirlemenin, işlerle ilgili herhangi bir manşetten neden daha çok önemli olduğudur.
Tablo 3. Büyük ölçekli çalışmalar otomatikleştirilebilir iş hakkında ne tahmin ediyor. Rakamlar her kaynağın raporladığı şekildedir; tam kaynaklar için Kaynaklar bölümüne bakın.
| Kaynak ve yıl | Ana tahmin | Bireyler için ima ettiği |
|---|---|---|
| Autor, Levy ve Murnane, 2003 | Bilgisayarlar rutin, kurala dayalı görevlerin yerine geçer ve rutin olmayanları tamamlar | İşinizin rutin ve standartlaştırılmış kısımlarını hedefleyin |
| McKinsey Global Institute, 2017 | Ücretli faaliyetlerin yaklaşık yarısı teknik olarak otomatikleştirilebilir; işlerin %5’inden azı tamamen otomatikleştirilebilir; işlerin yaklaşık %60’ında faaliyetlerin en az %30’u otomatikleştirilebilir | Otomasyon işinizin tamamını değil, içindeki görevleri yeniden şekillendirir |
| OECD (Nedelkoska ve Quintini), 2018 | İşlerin yaklaşık %14’ü yüksek otomasyon riski altında; ayrıca %32’si önemli ölçüde değişme olasılığı taşıyor | Çoğu kişi ikame değil, görev değişimiyle karşı karşıyadır |
| Dünya Ekonomik Forumu, 2023 | İşverenler işle ilgili görevlerin kabaca üçte birinin zaten makinelerce yapıldığını tahmin etti, payın artması bekleniyor | İnsan-makine görev bölünmesi etkin biçimde hareket ediyor; kendinizinkini denetleyin |
Haftalık bir pratik: otomasyon denetim döngüsü
Çerçeveler bir kez kullanılıp rafa kaldırılırsa çürür. Bunu canlı tutan pratik kısa, tekrar eden bir döngüdür. Haftada bir kez, hangi görevleri tekrarladığınızı fark etmek için on beş dakika ayırın ve tekrar edenleri kaba bir Otomasyon Öncelik Puanı’yla çalışan bir listeye ekleyin. Ayda bir kez, henüz ele almadığınız en yüksek puanlı görevi alın ve onu ya otomatikleştirin, ya şablonlaştırın ya da ele alması için bir ajan kurun. Sonra zamanın gerçekten geri gelip gelmediğini ölçün, çünkü şaşırtıcı miktarda otomasyon, tasarruf ettiği kadar bakım da sessizce yaratır. Bu ölçüm adımı çoğu kişinin başarısız olduğu yerdir ve doğrudan bilgi işi çıktısını nasıl ölçersiniz daha zor sorusuna bağlanır. Döngü herhangi bir tek araçtan daha önemlidir, çünkü hem görevleriniz hem de onları otomatikleştirmek için mevcut araçlar sürekli değişir.
Bu, büyük resmin neresine oturur
Hayati azı otomatikleştirmek, bir yapay zeka çağında nasıl çalıştığınızı yeniden düşünmenin bütünü değil, içindeki bir hamledir. Zamanınızın ilk etapta nereye gittiğini haritalayan tam bir yedi adımlı iş akışı denetiminin aşağı akışında oturur ve pek çok profesyonelin, işin her görevi elle yapmak yerine bir araçlar ve ajanlar yığınını yönetmeye dönüştüğü uzmandan orkestratöre geçişinin yanında ilerler. Otomasyon bütçenizi, en yüksek getirili projelere kıt sermaye tahsis eden bir CEO gibi ele alın ve saatlerin nereye gittiğini bir önseziye güvenmek yerine ölçen bir öğrenci gibi kendi iş akışınızı denetlemeyi sürdürün. Haftanızı geri getiren yüzde yirmi bulunabilir, ama yalnızca onu bilinçli olarak ararsanız.
Sıkça sorulan sorular
Zamanımı zaten takip etmiyorsam hayati az görevlerimi nasıl bulurum?
Ağır bir zaman takip sistemi yerine hafif bir kayıtla başlayın. Bir hafta boyunca, tekrarlanabilir bir görevi her bitirdiğinizde tek bir satır not düşün, kabaca ne kadar sürdüğünü belirtin. Muhasebe hassasiyeti amaçlamıyorsunuz, örüntüyü yüzeye çıkarmayı amaçlıyorsunuz ve bir hafta genellikle sık görevlerin salt tekrarla kendilerini ortaya koymasına yeter. Drucker’ın öğüdü geçerlidir: onu yönetmeye çalışmadan önce zamanınızın nereye gittiğini kaydedin, çünkü neredeyse herkes kendi haftasını yanlış hatırlar, genellikle ilginç işi abartıp saatleri sessizce yiyen rutin görevleri unutur.
Bir görevi bir betikle mi yoksa bir yapay zeka ajanına mı devretmeliyim?
Belirleyici faktör standartlaştırmadır. Her seferinde aynı, kurala dayalı adımları olan bir görev, çalıştırması daha ucuz ve bir modelden daha güvenilir olan bir betik veya şablonla en iyi biçimde ele alınır. Sık yinelenen ama ayrıntılarında değişen bir görev, brifing verdiğiniz bir yapay zeka ajanına daha uygundur, çünkü ajan, katı bir betiği bozacak değişkenliği soğurabilir. Triyaj ızgarası bunu biçimselleştirir: yüksek sıklık ve yüksek standartlaştırma tam otomasyona, yüksek sıklık ve değişken iş ise çıktıyı bir insanın denetlediği, iyi brifing verilmiş bir ajana gider.
Korumam gereken becerileri otomatikleştirme riski var mı?
Evet ve bu gerçek bir risktir. Genel kural, rutin uygulamayı otomatikleştirirken muhakemeyi elde tutmaktır. Bir görev, değerinizi tanımlayan bir beceriyi nasıl koruduğunuzsa veya sorunları erken nasıl fark ettiğinizse, onu tamamen otomatikleştirmek zamanla yetkinliğinizi içten boşaltabilir. Öncelik puanındaki hata toleransı faktörü kısmen bunun bir vekilidir: hataların maliyetli ve yakalanmasının zor olduğu görevler, çoğu zaman elinizi işin içinde tutmanın, ya da en azından yakından incelemenin, vazgeçtiğiniz zamana değdiği görevlerdir. Düşünmeyi bırakmak için değil, daha yüksek değerli iş için dikkat serbest bırakmak için otomatikleştirin.
İşimde bariz rutin görevler yoksa ne olur?
Neredeyse her bilgi işinde, içeriden hissettirdiğinden daha çok rutin içerik vardır, çünkü rutin kısımlar fark etmeyi bıraktığınız kısımlardır. Durum güncellemeleri, planlama, biçimlendirme, daha önce bulduğunuz bilgiyi aramak, aynı tür mesajı tekrar tekrar taslaklamak ve araçlar arasında veri uzlaştırmak neredeyse evrenseldir ve nadiren “gerçek” iş gibi hissettirir; ki tam da bu yüzden incelemeden kaçarlar. Makro çalışmalar aynı noktaya değinir: tam otomasyondan uzak mesleklerde bile, altta yatan faaliyetlerin anlamlı bir payı otomatikleştirilebilir. Haftalık denetim döngüsü, rolünüze tek bir bakışın gözden kaçıracağı o gizli rutin görevleri yüzeye çıkarmak için vardır.
Kaynaklar
- David H. Autor, Frank Levy ve Richard J. Murnane. The Skill Content of Recent Technological Change: An Empirical Exploration. Quarterly Journal of Economics, 2003. Teknolojinin neyi otomatikleştirdiğine dair modern düşüncenin temelini oluşturan rutin ile rutin olmayan görev ayrımını tanıtan makale.
- McKinsey Global Institute. A Future That Works: Automation, Employment, and Productivity. 2017. Ücretli faaliyetlerin yaklaşık yarısının teknik olarak otomatikleştirilebilir, mesleklerin ise yüzde beşinden azının tamamen otomatikleştirilebilir olduğu tahminlerinin kaynağı.
- Ljubica Nedelkoska ve Glenda Quintini. Automation, Skills Use and Training. OECD Social, Employment and Migration Working Papers, 2018. İşlerin yaklaşık yüzde on dördü için yüksek otomasyon riski ve ayrıca yüzde otuz ikisi için önemli değişim öngören analiz.
- World Economic Forum. The Future of Jobs Report 2023. İşverenlerin, makinelerce yapılan işle ilgili görevlerin payına ilişkin tahminleri ve insan-makine iş bölümündeki beklenen kayma üzerine.
- Joseph M. Juran. Quality Control Handbook. McGraw-Hill. Pareto’nun gözlemini hayati azınlık ve önemsiz çoğunluk yönetim ilkesine genelleyen eser.
- Vilfredo Pareto. Cours d’economie politique. 1896. 80/20 ilkesinin temeli olan eşitsiz dağılımın özgün gözlemi.
- Peter F. Drucker. The Effective Executive. Harper and Row, 1966. Zamanı yönetmeye çalışmadan önce gerçekte nereye gittiğini kaydetmek ve verimsiz işi ortadan kaldırma disiplini üzerine.
Bu içerik, derinlemesine bir araştırmanın ardından yapay zeka desteğiyle derlenmiş ve CEOtudent editör ekibi tarafından yazılıp yayına hazırlanmıştır.
