Ortalama bir çalışan her ay 62 toplantıya katılıyor bu toplantıların yarısı zaman kaybı olarak nitelendiriliyor. Yani ayda 31 saat boşa harcanıyor. Business Travel tarafından oluşturulmuş infografikten derlediğimiz adımları uygulamayı deneyerek biraz tasarruf yapabilirsiniz.
1) Ajanda tutun.
Düzenli tutulan bir ajanda katılımcıların toplantıya hazırlıklı gelmelerine böylece de toplantının verimli geçmesine yardımcı olacaktır.
2) Bir toplantı lideri atayın.
Toplantı yönetmede kendini rahat hissedecek, takım tarafından güvenilen ve saygı duyulan birini seçin. Toplantıyı rayında tutma konusunda çok etkili olacaktır.
3) Elektronik aletlerin olmadığı bir toplantı yapmayı deneyin.
E-mailler, telefon aramaları derken toplantıya gösterilen dikkat ister istemez bölünüyor. Toplantılarınızı bu cihazları yanınıza almadan yürütmeye çalışın.
4) 4-7 kişilik toplantılar yapın.
Çok fazla kişi toplantıları verimsiz hale getirir. Önceki katılımlardan ya da beklentilerden bağımsız olarak sadece önemli derecede katkı sağlayabilecekleri çağırın.
5) Zamanlamaya özen gösterin.
Takımınızla zamanlama problemleri yaşıyorsanız toplantılar için tren seferleri gibi spesifik saatler vermeyi deneyin. Örneğin toplantının 9.00 ile 9.20arasında olacağını duyurun ve toplantılarınızı tam olarak o saatlerde başlatıp bitirmeye özen gösterin.
6) Güncel veriler için e-mailleri kullanın.
Çok önemli olmadığı sürece toplantı yapmaktan kaçının ve güncel verilerinizi e-mailler üzerinden duyurun.
7) Toplantılarınızı dört duvar arasına sıkıştırmayın.
Ofislerde masa başı toplantıları rahat olsa da eğer masa başı gerektirecek bir konunuz yoksa toplantılarınızı sakin bir yerde yürüyüş eşliğinde yapmayı deneyin.
8) Olabildiğince kısa toplantılar yapmayı deneyin.
Kısa toplantılarda insanlar daha kolay odaklanır ve daha hızlı çalışırlar. Araştırmalara göre toplantı süresi kısa tutulduğunda insanlar soru sormayı bırakıp yapılacakları yapmaya odaklanıyor. Dikkati dağıtmamak için toplantılarınızın bir saati geçmemesine özen gösterin.
9) Son 10 dakikayı tekrar için ayırın.
İlerleme kaydedebilmek için herkesin toplantıda konuşulanlardan ve kendi görevinden haberdar olduğundan emin olun.
Yorumlar (0) Yorum Yap